¿Pero qué es el WORK FLOW?
Workflow es un administrador de flujos de trabajo, orientado a mejorar las comunicaciones de las personas y de los procedimientos al interior de una organización.
Brinda la capacidad de definir los flujos de información y los formularios que la presentan e integrarlos en forma flexible en la definición de estructura organizacional.
Las fases a seguir para el workflow son fundamentalmente cuatro:
El cliente realiza la petición o el ejecutor, una oferta.
Se realiza la negociación hasta que se llega a un acuerdo en
torno a las condiciones de satisfacción y tiempo de terminación
(fin) que han sido presupuestados.
El ejecutor realiza su trabajo prometido y deberá reportar el
cumplimiento de la acción que le fue solicitada.
El cliente deberá en esta fase declarar su satisfacción con el
trabajo realizado por el ejecutor o bien manifestar su desacuerdo.
Cliente y ejecutor
A cada fase le corresponde, por lo tanto, un acto lingüístico donde se dan a conocer cada una de las peticiones y/o respuestas del proceso en cuestión, y dos actores (cliente y ejecutor).
Los datos asociados a estos actos lingüísticos o conversaciones deben
ser ingresados en formularios diseñados por o en workflow, los que deberán ser llenados por los usuarios autorizados de acuerdo a las características y peticiones que en ellos figuren.
Se puede concluir que uno de los principales beneficios son las mejoras en el servicio de atención a clientes o usuarios internos de la organización pues, siempre se tendrá el estado de cada caso, su documentación, la historia del caso, el personal que ha intervenido, y los tiempos y plazos de cada actividad.
También facilitará la administración de la organización y proporcionará
seguridad, ya que se tiene el control del acceso a información confidencial.
Al optimizar los procesos es posible analizar el tiempo de ciclo del negocio por cada caso y así, obtener los costos involucrados en ellos.
ESTRUCTURA ORGANIZATIVA
La estructura organizativa, es el diseño mediante el cual una empresa ordena sus actividades, procesos y forma de funcionar.
Las estructuras organizacionales sirven para mapear todos los procesos de trabajo y establecer sus workflow o flujos de trabajo, teniendo en cuenta el rol de los empleados, a la vez que se dictamina una jerarquía.
Esto ayuda a:
Poder analizar en qué parte de la estructura se deben hacer esfuerzos para lograr los objetivos corporativos. Por ejemplo, contratando más personal comercial para poder atender a todos los leads entrantes.
Que vaya bien el onboarding, ya que los nuevos empleados identifican y
comprenden rápidamente su papel dentro de la compañía.
