¡Te enseñamos a como organizarte mejor!
Diferencia entre sistemas y procedimientos:
Los procedimientos le muestran, paso a paso, cómo realizar una tarea específica, por ejemplo, completar un informe de gastos o enviar una solicitud de cheque. Un sistema contiene toda la información que necesita para manejar las funciones contables de su trabajo. Los procedimientos, formularios y listas de verificación se combinan para crear sistemas sobre cómo hacer las cosas de manera eficiente.
Los sistemas tienen muchas ventajas. Te ahorran tiempo y estrés innecesario. Son una hoja de ruta para su tarea o proyecto que usted sigue siempre. Te permiten ofrecer resultados constantes, lo que genera confianza entre su ejecutivo y tú, además, contribuye a aumentar su credibilidad.
Los sistemas también dan la libertad de delegar tareas, o de que alguien le sustituya cuando no esté en la oficina.
Cada oficina necesita diferentes sistemas para funcionar sin problemas, pero la mayoría de los profesionales administrativos necesitarán la mayoría o todos los sistemas de este grupo básico:
- Gestión del tiempo y de las tareas
- Archivo
- Planificación de viajes
- Planificación de reuniones y eventos
- Gestión de proyectos
Otros sistemas a los que puede dar prioridad, en función de sus funciones, son
- Planificación de la recuperación de desastres
- Finanzas y contabilidad
- Recursos humanos
- Servicio de atención al cliente
- Ventas y marketing
Utilicemos como ejemplo la planificación de reuniones y eventos, y centrémonos en la creación de un sistema para planificar las reuniones mensuales del personal.
Paso 1: Lluvia de ideas
- Revisar los calendarios y recopilar las opciones de fecha y hora.
- Compruebe con todos los participantes la disponibilidad de las opciones presentadas.
- Determine si asistirá algún invitado.
- Determinar la fecha, la hora y el lugar preferidos para la reunión en función de las opciones disponibles para todos los participantes.
- Determine el orden del día y quién va a presentar.
- Determine qué tipo de equipo audiovisual necesita.
- Reservar la sala de conferencias.
- Enviar la invitación de la reunión a todos los participantes.
- Determinar las necesidades de catering para la reunión.
- Encargar la comida para la reunión.
- Elaborar el orden del día de la reunión para que lo apruebe el jefe de departamento.
- Reunir todos los materiales para el orden del día y los materiales de los participantes.
- Reunir el material de los participantes (si es necesario).
Paso 2: Agrupa en ideas generales en bloques, así la lista será más corta.
por ejemplo:
Tarea 1: Agendar fechas y reuniones:
- Revisar los calendarios y recopilar las opciones de fecha y hora.
- Comprobar con todos los participantes la disponibilidad para las opciones presentadas.
- Determina la fecha, la hora y el lugar de reunión preferidos en función de las opciones disponibles, o la disponibilidad de los participantes.
Tarea 2: preparación de las reuniones.
- Reservar la sala de conferencias.
- Enviar la invitación de la reunión a todos los participantes.
- Determinar las necesidades de catering para la reunión.
- Encargar la comida para la reunión.
Tarea 3: Mapa conceptual de la Reunión de esta semana:
- Elaborar el orden del día de la reunión para que lo apruebe el jefe de departamento.
- Reunir todos los materiales para el orden del día y los materiales de los participantes.
- Reunir el material de los participantes (si es necesario).
Paso 3: ¡Que sea visual!
Colorea, pon en negrita, en cursiva, resalta, dibuja líneas y recuadros.
Este paso es especialmente útil si primero se traza el sistema en papel. Pero también puedes colorear, resaltar y dibujar recuadros alrededor de las cosas en los documentos digitales para llamar la atención en la impresión.
Paso 4: Que sea fácil de leer
Utiliza números para las listas ordenadas y viñetas para la información.
Para que te resulte más fácil seguir el proceso, en el primer paso numeré los elementos a medida que iba elaborando la lista. Pero cuando escribo las cosas en papel primero, suelo enumerarlas en el orden en que se me ocurren. Luego tengo que volver a revisar mi lluvia de ideas y numerar las cosas para tenerlas en el orden correcto a medida que avanzo en el proceso de desarrollo del sistema.
Paso 5: Pruébalo
actualiza Tu sistema a medida que lo utilices.
La próxima vez que planifiques una reunión de personal, sigue el sistema documentado o pide a un colega que lo revise y lo pruebe. Es la mejor manera de saber qué falta y averiguar si funciona como debería.
¿Algo no ha salido como estaba previsto? Vuelve a ese paso de tu sistema y revísalo. Una de las mejores cosas de los sistemas es que son fáciles de diagnosticar y reparar cuando un aspecto del sistema no funciona.
Actualiza tu sistema a medida que lo utilices y documenta cualquier otro paso o consejo que debas incluir para que funcione aún mejor.
FUENTE: https://www.allthingsadmin.com/roadmap-effective-office-systems/
